Soms zie je dat de projectselectie wordt genoemd in de Define-fase, maar formeel is projectselectie geen onderdeel van de DMAIC-roadmap en vindt projectselectie daarvoor plaats. De Champion selecteert een project aan de hand van criteria zoals grootte, impact en urgentie.Het kan echter zo zijn dat tijdens de evaluatie in de eerste fasen van de DMAIC de scope of het team zullen worden gewijzigd. Soms wordt een snelle DMA gedaan voorafgaand aan de feitelijke start van een volledige DMAIC. Portfolio management en project prioritering maken ook geen deel uit van de DMAIC-roadmap, maar worden gemanaged op een hoger niveau door de Champion of door de Master Black Belt.
DMAIC – Define:
Ieder Lean Six Sigma project begint met de Define-fase. Oorspronkelijk bestond deze fase niet, maar General Electric heeft de Define-fase aan de originele MAIC methodologie toegevoegd. Gebaseerd op de probleemstelling en de scope van het project wordt een team samengesteld en een projectmanager aangewezen. De Champion is de probleemeigenaar en opdrachtgever van het project.
Het doel van de Define-fase is het duidelijk definiëren van de probleemdefinitie, de doelstelling, de scope en een eerste inschatting van de duur van het project. Aan het begin van het project zal een Project Charter worden opgesteld waarin al deze onderdelen opgenomen zijn. De Define-fase helpt ook om duidelijk te maken waarom het probleem eigenlijk een probleem is en hoe groot het probleem is. Dit wordt uitgedrukt in een bedrag. Dit is belangrijk aangezien tijd en geld worden geïnvesteerd in het project.
De omschrijving van het probleem wordt gedaan vanuit het oogpunt van de externe klant (Voice of Customer) en/of vanuit het oogpunt van de organisatie (Voice of Business). In de Define-fase wordt bepaald welke meetbare grootheid gekoppeld kan worden aan het probleem van de klant. Deze zogenaamde ‘Critical to Quality’ (CTQ) is de rode draad door het hele DMAIC-project. Elk Lean Six Sigma project richt zich op een beperkt aantal CTQ’s. Om de CTQ’s vast te stellen, wordt een CTQ Flowdown opgesteld. Voor Lean-projecten is de CTQ vaak gerelateerd aan aantallen of tijd (doorlooptijd, levertijd, bewerkingstijd, bezettingsgraad, etc).
DMAIC – Measure:
In de Measure-fase wordt bepaald wat de meetprocedure is en hoe goed het meetsysteem in staat is de CTQ’s te meten. Het is belangrijk dat het team zeker stelt dat het meetsysteem, en de data die hiermee verzameld worden, geldig en betrouwbaar is voordat ze verder gaat met het analyseren van deze gegevens. Om hierover een uitspraak te kunnen doen, wordt een ‘Measurement System Analysis’ of ‘Meet Systeem Analyse’ (MSA) uitgevoerd op het meetsysteem. De Measure-fase wordt vaak gezien als de meest lastige fase van een DMAIC-project, omdat data soms nog niet aanwezig zijn en het uitvoeren van een MSA lastig is. Voor Lean-projecten is het erg belangrijk om de definities van de CTQ en de bron voor de data duidelijk te bepalen, zodat geen discussie bestaat over de performance.
Ook wordt binnen de Measure-fase het verschil tussen de huidige prestaties (Baseline performance) en de gewenste prestaties vastgesteld (Target performance). Dit is van toepassing voor zowel Lean als Six Sigma projecten.
DMAIC – Analyze:
Het doel van ieder Six Sigma project is om de CTQ op target te krijgen en de variatie van de CTQ te verminderen. Het doel van de Analyze-fase is het identificeren, valideren en vaststellen van factoren die invloed hebben op de variatie. Deze factoren moeten worden aangepast of geëlimineerd.
In deze fase worden de relaties gelegd tussen de CTQ (ook wel ‘Key Process Output variabelen’, respons of ‘Y’ genoemd) en de ‘Key Process Input variabelen’ (ook wel ‘X’-en genoemd). Vaak worden aan het begin een groot aantal potentiële invloedsfactoren geïdentificeerd door bijvoorbeeld een brainstormanalyse. Het aantal potentiële invloedsfactoren wordt vervolgens verminderd door het uitvoeren van screening experimenten. Vervolgens wordt een hypothese bepaald en worden experimenten uitgevoerd om de hypothese te onderzoeken. Het resultaat is een (wiskundig) model dat de relaties aangeeft tussen de invloedsfactoren (X1..n) en de CTQ. Analyse tools, zoals Hypothesetoetsing of ‘Design of Experiments’ (DOE), kunnen in deze fase worden gebruikt. Binnen Lean-projecten wordt in deze fase vaak een ‘Value Stream Map – Current State’ of ‘Spaghetti diagram’ van de huidige situatie gemaakt om de verspilling weer te geven en de kansen voor verbetering te bepalen.
DMAIC – Improve:
Het doel van de Improve-fase is om de oplossing voor het probleem te implementeren en te verifiëren. Om de optimale instelling voor een proces vast te stellen, kunnen bepaalde technieken worden gebruikt zoals een regressieanalyse of Design of Experiments. Binnen Six Sigma projecten wordt vaak een ‘Process Capability Analyse’ gemaakt om de prestatie van het verbeterde proces te onderzoeken.
Binnen Lean-projecten zal in deze fase vaak een ‘Value Stream Map – Future State’ worden gemaakt waarin de gewenste of toekomstige situatie wordt weergegeven. Dit kan een aangepast proces zijn of een nieuwe inrichting van de productielijn. In de Future State wordt ook aangegeven welke verbeterprojecten uitgevoerd moeten worden om de nieuwe situatie te bereiken. In de Improve-fase worden TPM of Kaizen-projecten uitgevoerd om de verspillingen te elimineren of kwaliteitsproblemen te verhelpen.
DMAIC – Control:
Het doel van de Control-fase is om de behaalde resultaten te borgen in de organisatie. Ondanks dat het probleem reeds is opgelost, moet het team niet vergeten om deze fase serieus te nemen en te voorkomen dat het probleem zich opnieuw voor zal doen. De beste manier om dit te bewerkstelligen is om de verbetering te borgen met ‘Poka Yoke’ oplossingen, die niet afhankelijk zijn van de medewerker. Dit is niet altijd mogelijk en dan is de oplossing nog steeds afhankelijk van de gevolgde werkwijze van de medewerker. Dit is met name het geval als de oplossing een andere werkwijze tot gevolg heeft. Mogelijkheden om in dit geval de verbetering te borgen, zijn het opstellen van nieuwe werkinstructies, het geven van training en het aanpassen van kwaliteitsdocumenten zoals het PFMEA en het ‘Control Plan’.
In de Control-fase wordt ook de besparing van het project bepaald en vergeleken met de beoogde besparing zoals die aan het begin van het project is vastgesteld. Vervolgens wordt de opdracht formeel teruggegeven aan de opdrachtgever, de Champion. De taak van de Champion of de afdelingsmanager is tenslotte om het team te waarderen voor de geleverde prestaties.
Naast de DMAIC-roadmap passen sommige organisaties nog een extra stap toe, de Replication fase. Het doel van de Replication fase is om andere producten of processen te identificeren die voordeel kunnen hebben bij het bereikte resultaat. Het repliceren van de verbeteringen en het delen van de ‘Lessons Learned’ helpen om buy-in te krijgen voor toekomstige DMAIC-projecten.
DMAIC 14-stappen roadmap
De vijf DMAIC-fasen worden gevolgd door alle Lean Six Sigma Belts ter wereld. Doordat de vijf fasen erg veelomvattend zijn, zijn ze onderverdeeld in een aantal stappen. Er bestaan meerdere variaties voor deze uitdetaillering. In onderstaande Tabel wordt een voorbeeld gegeven van de 14-stappen roadmap zoals die door de LSSA wordt gehanteerd (Bron: Minitab Quality Companion).
